• darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg
  • darkblurbg

Januari 2019 - Algemene voorwaarden – hoe zat het ook alweer?

Gepubliceerd op: 23-01-2019

Geregeld stellen ondernemers de vraag: zijn algemene voorwaarden verplicht? En, wat moet ik er dan in opnemen? En, wat gebeurt er als ik de algemene voorwaarden van het bedrijf met wie ik zaken doe accepteer? Terechte vragen (met mogelijk grote gevolgen) waar in dit artikel antwoord op wordt gegeven, tezamen met tips waarmee algemene voorwaarden beter ingezet kunnen worden ten behoeve van uw bedrijfsvoering.

 

Geen verplichting – wel raadzaam

Allereerst dient benadrukt te worden dat het niet verplicht is om algemene voorwaarden op te stellen. U kunt zonder algemene voorwaarden uw bedrijf exploiteren. Het is echter wel raadzaam om (goede) algemene voorwaarden te hebben én te hanteren.

Waarom? Omdat u met algemene voorwaarden veel randzaken kunt regelen die (veelal) niet in de overeenkomst zelf zijn opgenomen. U kunt bijvoorbeeld denken aan voorwaarden met betrekking tot levering, beperking van aansprakelijkheid, betalingsvoorwaarden, etc. Kortom voorwaarden die u als ondernemer ondersteunen bij uw bedrijfsvoering.

 

Inhoud algemene voorwaarden

De inhoud van algemene voorwaarden verschilt per bedrijf, per branche, maar ook bijvoorbeeld per type afnemer (particulier of zakelijk). Het is daarom van belang dat u algemene voorwaarden laat afstemmen op de producten/diensten, werkwijze en doelgroep van uw bedrijf.

 

Wat dient er in ieder geval in te komen te staan?

- wanneer de algemene voorwaarden van toepassing zijn;

- regels met betrekking tot het leveren/verrichten van de diensten (bijv. wanneer moet  het product of de dienst geleverd zijn? Wat zijn de gevolgen als dit niet op tijd geschiedt?).

- regels met betrekking tot betaling voor de diensten/producten (bijv. wanneer moet wat betaald worden? Wat gebeurt er als er niet tijdig wordt betaald? Mag ik mijn werkzaamheden als ondernemer zomaar staken als ik niet betaald krijg?).

- regels met betrekking tot aansprakelijkheden, waaronder het beperken van aansprakelijkheden (bijv. de aansprakelijkheid beperken tot de hoogte van de uitkering van uw verzekering, aansprakelijkheid doorschuiven naar ingeschakelde derde(n) (vrijwaringsbeding), etc.).

- Vermelden welk recht van toepassing is en eventueel welke rechter het geschil mag beslechten als er conflicten ontstaan.

Dit is slechts een kleine greep uit de inhoud van algemene voorwaarden.


Wanneer zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing?

Algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing zodra u met iemand zaken doet. De wet geeft aan dat u algemene voorwaarden “ter hand moet stellen”. Het “ter hand stellen” kan op verschillende manieren. U kunt de algemene voorwaarden:

- overhandigen;

- e-mailen (als de overeenkomst volledig elektronisch tot stand is gekomen of met toestemming van de afnemer/klant);

- op uw website zetten (dit geldt alleen voor dienstverrichters óf als de overeenkomst volledig via de website tot stand is gekomen);

- ter inzage leggen op de plaats waar de dienst wordt verricht of het contract wordt gesloten (dit geldt alleen voor dienstverrichters).

 

Bij elektronisch “ter hand gestelde” algemene voorwaarden (dus via de e-mail of op uw website) is het belangrijk dat uw afnemer/klant de algemene voorwaarden eenvoudig kan vinden, opslaan (zodat hij ze later nog eens kan lezen), of – als opslaan niet mogelijk is – uitprinten.

Is de “ter hand stelling” voor of bij het sluiten van de overeenkomst écht onmogelijk? Dan kunt u de algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank.

 

Naast de “ter hand stelling” kent de wet nog meer belangrijke regels voor algemene voorwaarden. Zo is het ook noodzakelijk dat u vooraf altijd (in bijvoorbeeld de offerte of overeenkomst):

- duidelijk verwijst naar de algemene voorwaarden;

- de algemene voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing verklaart.

Heeft u de voorwaarden in een bijlage gemaild naar een afnemer/klant? Dan zet u in de e-mail dat de algemene voorwaarden in de bijlage te vinden zijn en dat deze van toepassing zijn op de overeenkomst.

Als u zich niet volledig houdt aan één van de wettelijke vormvoorschriften, kunnen de algemene voorwaarden worden vernietigd. Gevolg? De algemene voorwaarden zijn dan nooit van toepassing geweest op de desbetreffende overeenkomst.

 

Mijn afnemer heeft ook algemene voorwaarden, wat nu?

Tot slot nog kort iets over de situatie dat uw afnemer ook algemene voorwaarden hanteert. Welke voorwaarden gelden dan? Het liefst ziet u dat uw eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn (deze beschermen uw positie immers het beste). Volgens de Nederlandse wetgeving gelden in principe de eerste set algemene voorwaarden die van toepassing zijn verklaard, tenzij de tweede set algemene voorwaarden de eerste set algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst. In dat laatste geval geldt de tweede set voorwaarden. Hoe kunt u dit in de praktijk het beste aanvliegen?

  • Als u de partij bent die de tweede set van de algemene voorwaarden van toepassing wenst te verklaren: wijs de andere set voorwaarden expliciet van de hand en verklaar uw eigen voorwaarden van toepassing.
  • Als u de partij bent die als eerste haar algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard en die vervolgens geconfronteerd wordt met een set voorwaarden van de tegenpartij: wijs de set voorwaarden van de tegenpartij expliciet van de hand  en verklaar uw eigen voorwaarden van toepassing.

 

Let op: volgens vaste jurisprudentie van de Hoge Raad is een enkele voorgedrukte standaardtekst in correspondentie, waarin toepasselijkheid van andersluidende algemene voorwaarden al dan niet “uitdrukkelijk” wordt afgewezen, in beginsel onvoldoende. Zorg er derhalve voor dat u meer doet dan de enkele “standaard” afwijzing.

 

Hulp of advies

Algemene voorwaarden zijn niet alleen veel voorkomend, maar kunnen ook grote gevolgen hebben voor (de exploitatie van) uw bedrijf.  Gebruik de algemene voorwaarden in uw voordeel en zorg dat u een goede set eigen algemene voorwaarden gereed heb liggen, verklaar deze van toepassing en stel ze ter hand op de juiste wijze, zodat u voorbereid uitvoering aan de overeenkomst kunt  geven.

Heeft u hulp of advies nodig bij het opstellen van algemene voorwaarden, of bij geschillen die voortvloeien uit (al dan niet verschillende) algemene voorwaarden? Neem dan contact op met ROXY Advocatuur – info@roxyadvocatuur.nl – (079)747 0236.

 

Gepubliceerd op 23 januari 2019, door mr. R.T. (Roxy) de Weijer (ROXY Advocatuur)