Januari 2019 - De AVG in de vastgoedwereld

Vanaf 25 mei 2018 is in de Europese Unie de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) in werking getreden. De verordening stelt eisen aan het verwerken van persoonsgegevens (denk hierbij aan BSN-nummer; kenteken, locatie-informatie, postcode, KvK-nummer, salarisstrook etc.). Op basis van de AVG moeten persoonsgegevens verwerkt worden op een wijze die voor de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is en dat de persoonsgegevens alleen verzameld mogen worden voor een uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde.

Ook als vastgoedondernemer (makelaar, verhuurder, vastgoedprojectontwikkelaar, belegger in het vastgoed, aannemer, architect, etc.) bent u verantwoordelijk voor het naleven van de verplichtingen die volgen uit de AVG. Als u bijvoorbeeld gegevens wil verwerken van klanten, huurders, personeel, andere betrokkenen ondernemers waar u mee samen werkt, dan moet u de AVG naleven.

Wat houdt het dat in dat u de AVG moet naleven?

Hiervoor dient u in ieder geval de navolgende vragen na te lopen:

• Om welke persoonsgegevens gaat het?
• Met welk doel bewaart u deze persoonsgegevens?
• Welke grondslag heeft u voor het verwerken van deze persoonsgegevens?
• Hoe bewaart u de persoonsgegevens?

Bij het verwerken van persoonsgegeven moet u in ieder geval de navolgende beginselen in acht nemen:

1. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie (Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene (dat is degene van wie de persoonsgegevens verwerkt worden) moet het behoorlijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden);
2. Doelbinding (er moet een gerechtvaardigd doel zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Dit doel moet vooraf en uitdrukkelijk worden omschreven);
3. De persoon/organisatie van wie gegevens worden verwerkt moet in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking. Deze informatie moet beknopt, transparant, begrijpelijk en gemakkelijk toegankelijk zijn. Dat kunt u bijvoorbeeld doen door het opstellen van een privacy verklaring (hierover later meer);
4. Minimale gegevensverwerking (‘zo min mogelijk’. Dat houdt o.a. in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt);
5. Juistheid (alle gegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd);
6. Opslagbeperking en integriteit en vertrouwelijkheid (de gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd).

Hiervoor werd al even gesproken over de Privacy Verklaring. Wat houdt de privacy verklaring precies in? Wat moet er in komen te staan?

Met dit document informeert u betrokkenen onder andere over:

• het recht op inzage in de verwerkte persoonsgegevens;
• het recht op gegevensverwijdering;
• het recht op correctie van persoonsgegevens;
• het recht van vergetelheid;
• het recht van overdraagbaarheid van gegevens (het recht om bijvoorbeeld persoonsgegevens over te dragen naar een andere vastgoedondernemer).

Verwerkersovereenkomst

Met alleen een Privacy Verklaring bent u er niet. Onder de AVG bent u tevens verplicht om een verwerkersovereenkomst aan te gaan met degene aan wie u persoonsgegevens verstrekt. Denk hierbij bijvoorbeeld de boekhouder die facturen in kan zien of gegevens van een opdrachtgever die je verstrekt aan andere (onder)aannemers.

U sluit dus met partijen die ten behoeve van uw organisatie persoonsgegevens verwerken een verwerkersovereenkomst. Daarin maakt u afspraken over onder andere beveiliging en medewerking bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen. U bepaalt het doel en stelt de middelen van de verwerking vast.

Flinke boetes wanneer u niet voldoet aan de wet

Bedenk dat er vergaande consequenties kunnen zijn indien u niet voldoet aan de AVG, zo kunnen er flinke boetes worden opgelegd. Op sommige overtredingen staat een boete van maximaal 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde omzet in het vorige boekjaar.

Hulp of advies

De AVG stelt behoorlijk veel eisen en heeft vergaande consequenties als u het niet goed naleeft. Heeft u vragen over de impact van de AVG op uw onderneming in het vastgoed of in een andere branche? Of heeft u hulp nodig bij het voldoen aan deze wet? Neem dan contact op met ROXY Advocatuur – info@roxyadvocatuur.nl –
(079)747 0236.

Gepubliceerd op 10 januari 2019, door mr. R.T. (Roxy) de Weijer (ROXY Advocatuur)